政府采購評審專家：如何編一本好標書來“征服”評委？

    供應商如何編制一份好的標書來“征服”評委？政府采購評審專家王軍律師首創(chuàng)的“評審表響應法”，對投標文件編制中的關鍵內(nèi)容進行了精當總結。具體為：把招標文件中的評審表作為組織整個標書材料的綱領，按照評審表對各項得分所設置的權重比例來組織響應材料、按照得分點對每一項招標要求做出充分的實質響應，并把響應要素簡明、有序地匯集在《響應要素一覽表》里，以此來征服評委，提高投標命中率。

　　隨著政府采購覆蓋范圍越來越廣，政府采購市場的規(guī)模也越來越大。任何品牌的供應商如果想在同行業(yè)中成為佼佼者，都不應對這塊大蛋糕等閑視之。但另一方面，雖然政府采購這塊大蛋糕異常誘人，但政府采購嚴格的采購流程和激烈競爭，也讓很多供應商在政采市場上難以如愿。

　　每個政府采購項目只有一個贏家，市場競爭就是這么無情。作為政府采購的評審專家，筆者在評審中無數(shù)次看到很多有實力的供應商因為其標書制作的經(jīng)驗不足而敗下陣來，為投標而付出的心血也付之東流。

　　每當看到這種情景，筆者都為這些供應商感到惋惜。如何制作好標書、提高投標的中標率，就成為參與政府采購活動的供應商普遍關注的重要問題。事實上，標書的編制并非那么困難，如果能夠把握一些制作標書的“竅門”，很多有實力的供應商就可以成為競標的贏家。

　　在給某企業(yè)培訓會做講座時，一位供應商代表感慨地向筆者提問：“應該如何做一份好的標書來征服評委？”雖然這個問題顯得過于龐大，但卻是抓住根本要害的好問題。

　　供應商臺前幕后的一切努力，最終只能通過標書傳達給評委，而評委要靠自己的判斷打出分數(shù)。因此，“標書”、“征服評委”就成為整個投標工作不折不扣的關鍵詞。如何以標書征服評委是涉及方方面面的大問題，當然不可能簡單幾句話予以概括。但結合多年的評標經(jīng)驗，筆者認為其中仍有“秘訣”可循。

　 　在多年評標的經(jīng)驗基礎上，筆者總結出一套以標書征服評委的投標方法——“以評審表為核心的標書響應法”，簡稱“評審表響應法”，以協(xié)助供應商提高中標率。

　　 評審表是招標文件中的重要構成部分， 通常分為《商務評審表》和《技術評審表》，是具體反映、落實評審標準的關鍵文件。其重要性在于《評審表》把抽象的、原則化的評審標準具體落實為“評審對象”（或稱評審要素、評審項目）、“權重”、“評分范圍”“得分條件”等具體的項目，使評審成為可比較的、可操作的量化過程。招標文件的所有要求，除資格性和符合性審查這兩項前提審查之外，最終都要通過評審表來具體體現(xiàn)。因此，評審表是整個招標文件中的靈魂之所在，供應商要想成功中標，盡力吃透《評審表》就成為中標的不二法門。

　　所謂“評審表響應法”，就是把招標文件中的評審表（含評分細則）作為組織整個標書材料的綱領，按照評審表對各項得分所設置的權重比例來組織響應材料、按照得分點對每一項招標要求做出充分的實質響應，并把響應要素簡明、有序地匯集在一起，以此來征服評委的投標工作方法。為了更好地幫助供應商理解、運用這套投標工作方法，筆者與各位讀者分享以下幾個要點。

　  “評審表響應法”最終體現(xiàn)在標書文本的制作上，但是，“評審表響應法”又不僅僅是標書文本的制作技巧，而是一套有效投標的思維機制、工作準則、組織綱要和實施要領，是投標工作的總原則。如果僅僅將“評審表響應法”看作是標書制作的文本技巧，那就等于將是否中標的大事推到了秘書或文案人員的身上，其結果就可想而知了。相反，只有領悟到這是投標工作的總原則，并以此來組織整個投標工作，才能做到投標工作組織上下一心、投標文件編制前后貫通，最終提高中標率。

    2.按評分權重編制“瘦身”標書

　 　運用“評審表響應法”的要領，首先要避免材料堆砌，而以評審表所確定的評分權重比例取舍和組織材料。很多人以為材料越多越好，其實恰恰相反，評審專家只關心評分所涉及的材料，其他與此無關的材料根本沒有意義，反倒會成為累贅。因此，無關材料一定要去掉，分值低的材料要簡明扼要，要為標書“瘦身”。評標專家最頭痛的就是大而無當?shù)奶撆謽藭��?br />

    3.針對客觀分 應精心制作《響應要素一覽表》

　　 要區(qū)分客觀分和主觀分，并按照不同原則加以處理。

　 　對于客觀分，其處理原則有兩條：一是得分的客觀要素要全，千萬不能有遺漏；二是要把所有與得分相關的客觀要素摘要出來，按照評審（商務和技術）表的評分順序排列成表格，方便評委讀取。對于第一項原則，多數(shù)供應商基本都能做到。但對第二項原則，卻甚少有供應商能夠做好。常見的錯誤是讓得分要素分散并淹沒在眾多的資料中，以為只要提供了響應資料、做出了實質響應就萬事大吉。這樣做的不利結果是評委在查找中很可能遺漏某項得分要素的指標而導致失分，或者評委在找不到某要素時可能僅憑印象而給出“印象分”，使原本應得的高分被埋沒。要知道通常評委對每份標書的閱讀時間都極為有限，因此上述情況理論上雖然不應發(fā)生，但在實踐中卻很可能發(fā)生甚至是常常發(fā)生。因此，第二項原則極為重要。筆者的建議是，單獨制作一份《響應要素一覽表》，把一切得分要素清晰地放在評委眼皮子底下，不但可以避免被評委“漏分”的不利結果，而且可以給評委留下“精細”、 “專業(yè)”的好印象，為贏得更高主觀分奠定基礎。

　　《響應要素一覽表》的具體制作方法，可參照《商務評審表》和《技術評審表》的格式和內(nèi)容來制作。對于通常位于左側的序號和評審內(nèi)容，可以直接套用評審表。這樣一來，響應表和評審表的序號和評審－響應內(nèi)容就可以做到一一對應，極大地方便評審。需要注意的是，響應表一定要遵循評審表對各項評審內(nèi)容所設定的次序，即使在某項評審內(nèi)容要素比較多的情況下，也要保持評審表所設定的次序，以免產(chǎn)生混亂。遇到某項評審內(nèi)容的要素較多的情況，有兩種處理辦法：一是在該項內(nèi)容不超過５～８行顯示響應要素的，可以用在該項內(nèi)容中再細分條目的方法處理；如果響應要素需要過多的分行才足以顯示，則可采用另行列表的辦法處理。但該項內(nèi)容在總的響應表中的序號應保持不變，并在該條目下注明“響應內(nèi)容詳見第ｘ頁”。

　　主觀性比較大的評審部分通常在于技術方案和服務部分。這部分的處理原則有三：精心響應、要素分解和亮點概要。精心響應是要針對項目的特點提出精心準備的響應方案。實踐中常見的錯誤是自說自話，按照自己的體系介紹自己的優(yōu)點，缺少針對項目特點的響應方案。更離譜的是圖省事而復制千篇一律的溢美套話。這樣的投標方案很難得到專家的認可。相反，要下功夫分析項目特點和需求要點，并對此一一做出響應。切不可一套模板打天下，個個項目老一套。要素分解是盡可能把一項評分要素的籠統(tǒng)要求分解成清晰的幾項響應要素，以比較均衡的結構一一呈現(xiàn)，有力體現(xiàn)自身的優(yōu)勢。這樣做可以避免以偏概全。做要素分解是一項要求很高、難度也很大的工作。其難度在于不同流派的專家的關注點可能有差異，如果供應商所分解的要素有偏差，就會極大地影響到供應商優(yōu)勢的展現(xiàn)。所以，在做要素分解時，要考慮普遍的可接受度，而不能劍走偏鋒。亮點概要就是在整個方案中提煉出幾個突出的亮點，清晰地展示給評委，突出并加強自身方案的優(yōu)點必要時用詢問、質疑“倒逼”出評審表內(nèi)容

　　運用“評審表響應法”的重要前提和基礎是招標文件的評審表詳細反映了招標的具體要求。如果實踐中出現(xiàn)缺少評分細則的招標文件，“評審表響應法”的運用效果就會大打折扣。遇到這種情況，有兩種可行的處理方法：一是缺少評分細則之處僅限于極個別部分，而且并不嚴重時，供應商可以在規(guī)定期限內(nèi)要求招標采購單位“答疑”，通過“答疑”搞清楚這部分的評審細則。雖然這種方法并不總是能達到目的，但可以促使采購人（或代理機構）加以改進。如果缺少具體評審標準的情況比較嚴重，供應商可以直接對招標文件本身提出質疑，要求給出詳細的評分細則。根據(jù)《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第十八條第８款的規(guī)定，招標文件應當包括“評標方法、評標標準和廢標條款”。而所謂“評標標準”應該是能夠對標書進行具體評價的可操作性的標準，最后應當落實在具體的得分細則上。所以，缺少評分細則和標準的招標文件是不適當?shù)�，供應商可以通過質疑的方法使監(jiān)管部門責成招標采購單位加以改進。這是法律賦予供應商的一項重要權利，如果供應商對缺少詳細評標標準的招標文件怠于行使這項權利，那無疑就助長了這種不負責任的招標采購行為，于公于私都非常不利。

　　櫻桃好吃樹難栽，要想享用政府采購這塊蛋糕，就需要下功夫組織好投標工作，用好的標書來征服評審專家。“評審表響應法”就是筆者幫助供應商實現(xiàn)這一目的而總結出的有效投標工作方法，希望能助供應商成為政府采購的贏家。